Wyobraźmy sobie sytuacje w której może być potrzebny facylitator:

W naszej organizacji (mały biznes, firma, rodzina, dział w dużej korporacji czy nawet związek wyznaniowy) jesteśmy już od lat. Wiążą nas nie tylko finanse (dostajemy wypłatę, lub wpłacamy datki – tak czy owak związanie występuje) ale przede wszystkim ludzie których znamy i lubimy od lat. Razem stworzyliśmy to co jest w tej chwili, i traktujemy to miejsce trochę jak nasz dom. Kosztowało nas to wiele wyrzeczeń, wiele się nauczyliśmy po drodze i oczywiście wiele byśmy jeszcze oddali by sytuacja się zmieniła. No właśnie... przecież od roku jest coraz gorzej. Robimy cały czas w zasadzie to samo, tak samo wydajnie, może nawet bardziej, ale relacje między nami są coraz gorsze. Wprowadzone reguły powodują, że piętrzy się coraz więcej trudności i nie możemy się jakoś porozumieć. Co gorsza wszyscy w zasadzie wiedzą gdzie leży problem, lub mówiąc wprost, kto problemy generuje, lecz nie mamy za bardzo śmiałości powiedzieć o tym wprost, a stawianie sprawy na ostrzu noża wydaje się zbyt ryzykowne.

Takie sytuacja jak opisana powyżej (lub zgoła inna, przypominająca pat) może wymagać pomocy kogoś z zewnątrz. Nie musi chodzić o przetrwanie organizacji. Wiadomo że wiele środowisk (np. biznesowych) w złym stanie radzi sobie jakoś długie lata, bez konieczności radykalnych zmian.

Jeżeli chodzi jednak o przyśpieszenie, radykalną poprawę, czy łagodną ale skuteczną zmianę kierunku może być potrzebny konsultant zewnętrzny, czyli konsultant-facylitator.

Na czym polega jego praca?

Wyobraźmy sobie spotkanie (mniej lub bardziej hipotetycznego) grona decyzyjnego lub roboczego – prowadzone, kierowane i zarządzane tak jak zwykle. Spotkania to zwyczajowy krok w kierunku polepszenia spraw. A więc prowadzi ten co zwykle, ma podobny ton głosu, podobnie reaguje na pomysły, oraz grono mniej lub bardziej zniechęcone może stawać w obliczu starej niewiary i zniechęcenia. Jak zwykle czyli bez wystarczających efektów do poprawy stanu obecnego. Powodów może być wiele, ale na pewno faktem jest że można sfacylitować czyli przyśpieszyć poprzez:

• zmianę metod i narzędzi wyciągania pomysłów z grupy,
• statystycznej obróbki danych na spotkaniach: idei, prognoz, zagrożeń i szans,
• planowania i organizacji pracy w oparciu o inne narzędzia,

Paradoksalnie, to że prowadzący nie będzie specjalistą w danej dziedzinie może być przełomowe dla poprawy jakości – głównie dlatego, że skoro nie zna się szczegółowo na zagadnieniach będących przedmiotem problemu, to nie wysłuchał wszystkich ocen i zdań, które blokują pozytywną zmianę. Facylitator w naszej propozycji jest osobą która ma szerokie doświadczenie w wielu branżach (z racji wykonywanego zawodu), choć najpewniej nie będzie specjalistą w przedmiocie który będzie wyzwaniem dla organizacji której pomaga.

Na pewno facylitator jest specjalistą w komunikacji interpersonalnej i posiada zestaw narzędzi, które pozwalają skutecznie przefiltrować bogactwo doświadczeń posiadanych przez grupę. Zatem sesja mająca na celu moderację procesu narady, spotkania zespołu czy kadry będzie przypominała nieco coaching grupowy, mający do tego raczej charakter projektowy. Cel prowadzącego to:

• wydobyć wiedzę specjalistyczną posiadaną przez grupę, (zorganizowana burza mózgów)
• usprawnić komunikację za pomocą moderowania spotkań,
• podsumować wnioski za pomocą metod statystycznych.

Efekt każdego spotkania to na pewno diagnoza przyczyny, zebranie propozycji nowych rozwiązań, i konkretnych planów na przyszłość. Wszystko to przekazane przez zewnętrznego specjalistę z natury rzeczy budzącego większe zaufanie i wiarę w powodzenie niż nasza obecna kadra.

Kolejny efekt który musi towarzyszyć wnioskom z facylitacji to wspólna wiara w możliwość i słuszność nowego kierunku. Spotkanie grupowe jest zorganizowane w sposób dający pełne prawo do wyrażenia swoich wniosków i dyskutowania z innymi na równych prawach jest przecież zwykle możliwy do uzyskania na „starych” spotkaniach firmowych. Na takiej bazie, podczas przyjmowanych rozwiązań budowane jest poczucie wspólnej kontroli, przez to szacunku i akceptacji dla rozwiązań. Tworzymy i przyjmujemy je w grupie, a nie narzucają je nam z góry.

Bardzo istotny element świadczonej usługi to brak zaangażowania emocjonalnego na poziomie uczestników organizacji. Prowadzącemu nie będzie zależało na przypodobaniu się komukolwiek, czy z innej strony – nie czuje presji związanej z możliwością odejścia z organizacji. To znacznie ułatwia podejmowanie tematów, które mogły być tabu, czy wskazywać na rozwiązania o których wiadomo, ale nie są podejmowane ze względu na „układ sił decyzyjnych”.

I co najważniejsze na koniec – zwykle wystarczy jedna sesja facylitacji, by wprowadzić grupę w nowoczesne i skuteczne narzędzia moderacji grupowej, w szczególności dać managerom narzędzia do skuteczniejszego i bardziej efektywnego zarządzania codzienną pracą w szybko rozwijającej się organizacji.